Hoe organiseer je een heidag die echt verschil maakt

Een datum prikken kunnen we allemaal, maar hoe organiseer je een heidag of teamsessie die écht verschil gaat maken in je team of organisatie? Voor dat antwoord zit je hier helemaal goed. Ik help overheden en onderwijs om doelen te realiseren en in vertrouwen samen te werken. Een hele goede start daarvoor is het organiseren van een heidag!

Stap 1: Kies het juiste moment

Bij de vraag ‘hoe organiseer je een heidag?’ is als eerste timing van belang. Vaak organiseer je een heidag omdat ‘het op de agenda staat’. Het is alweer een jaar geleden bijvoorbeeld. Dat valt niet altijd samen met het juiste moment: een heidag zou de markering van een nieuw begin moeten zijn, de volgende fase of stap. Kijk dus eens naar de natuurlijke ‘begin en eind’-momenten in jouw organisatie. Januari is zo’n moment, maar er zijn in elke organisatie meer momenten die heel geschikt zijn voor een nieuwe start. Bijvoorbeeld na de zomervakantie, als iedereen weer met nieuwe energie terugkeert na de vakantie. Andere voorbeelden van natuurlijke momenten zijn een goedgekeurde begroting, de uitrol van een nieuw product of juist na een periode van tegenslagen. Het juiste moment is als je oude strategie niet meer volledig relevant is of je een volgende stap wilt maken met de ontwikkeling van je team of afdeling.

Stap 2: Bepaal de intentie

Een locatie zoeken, de catering regelen of een dagprogramma maken: allemaal belangrijk. Maar niet zo belangrijk als de intentie waarmee je iets doet. Bepaal dus van tevoren wat de intentie voor deze heidag is. Wil je verbinden met je team, of juist een ambitieuze strategie uitwerken? Is het een dag waarbij je vooral wilt inspireren of moeten er echt harde keuzes gemaakt worden?

En bepaal dan niet alleen het doel voor de dag zelf, maar bekijk ook het grotere geheel: op welke manier past de heisessie in de strategie van jouw organisatie? Het is goed als je (bijvoorbeeld met het managementteam van de organisatie) van tevoren bedenkt hoe jullie de strategie willen vormgeven en hoe jullie de heidag of heisessie daarbij in willen zetten.

Een goede voorbereiding is essentieel. Ik help je hier graag bij!

Stap 3: Alles klopt

Om ervoor te zorgen dat jij en je team zich helemaal kunnen overgeven aan de flow van de heidag, moet alles kloppen. Het laatste wat je wilt is dat inspiratie wegzakt, omdat een beamer het niet doet. Of dat medewerkers het begin van de dag missen, omdat er niet genoeg toiletten blijken te zijn.

Besteed aandacht aan de locatie, de communicatie voorafgaand aan de heisessie en last but not least de catering. Geef de mensen het gevoel dat hun tijd en inzet belangrijk is, door ze gastvrij te ontvangen. Voor de sessie wil je een goed programma hebben, wat logisch in elkaar zit en met voldoende ruimte voor interactie en vragen.

Zorg dus voor een perfect georganiseerde dag, waarbij niets aan het toeval wordt overgelaten maar wel ruimte is voor flexibiliteit. Ook voor het faciliteren van locatie, catering en andere zaken kun je terecht bij Prins Momentum. Een belangrijk onderdeel van de locatiekeuze is de vraag: ga je binnen of buiten vergaderen? Beide opties hebben hun voordelen en dragen op hun eigen manier bij aan het succes van de heidag.

Een heidag organiseren: binnen of buiten?

Bij het plannen van een heidag is de locatie een belangrijke keuze: ga je voor een binnenruimte of trek je de natuur in? Beide opties hebben hun voordelen. Binnen vergaderen biedt structuur, stabiliteit en alle faciliteiten die je nodig hebt. Dit kan ideaal zijn als je veel met presentaties of digitale hulpmiddelen werkt.

Buiten vergaderen daarentegen geeft een frisse dynamiek aan de dag. De open omgeving stimuleert creativiteit, helpt om afstand te nemen van de dagelijkse werkplek en zorgt voor een ontspannen sfeer. Wandelend vergaderen of een brainstormsessie in de natuur kan net dat beetje extra energie en focus opleveren. Bovendien blijkt uit onderzoek dat buiten zijn stress verlaagt en de productiviteit verhoogt.

De beste keuze? Dat hangt af van het doel van je heidag! Wil je structuur en diepgang, dan kan een binnenruimte beter passen. Wil je juist inspiratie en vernieuwing? Dan is een heidag in de buitenlucht een heel goed alternatief. Een combinatie kan natuurlijk ook: bijvoorbeeld een strategisch deel binnen en een inspirerend en creatief deel buiten.

Stap 4: Inspirerende reis

Een heidag organiseren die écht verschil maakt, lukt alleen als je de deelnemers weet te raken. Het is cruciaal om de diepte in te duiken. Dat doe je door je dag vorm te geven vanuit het waarom. Dat betekent dat je het ‘bestaansrecht’ van je organisatie vooropzet, maar uitdraagt wat de gedachte is van de heidag (zie ook het kopje ‘Bepaal de intentie’). Deelnemers aan de heidag worden geprikkeld om na te denken over hun eigen ‘waarom’. Uiteindelijk vormt zich daardoor een verbinding van medewerkers met de strategie van de organisatie.

Er zijn verschillende manieren om de diepte in te duiken op je heidag, in een gratis strategiegesprek denk ik graag met je mee.

Stap 5: De perfecte balans

Perfecte balans is key! Het organiseren van een heidag gaat vooral over een goede, strakke planning enerzijds en ruimte voor het goede gesprek anderzijds. Dat doe je door de kaders heel strak neer te zetten, maar meer dan voldoende ruimte daarbinnen te laten. Je kunt de dag in vijf blokken plannen: opening, verdieping, lunch, verdieping en afsluiting. In elk blok, en tussen elk blok zorg je voor pauzes en energizers. Zorg dat tussendoor bewogen wordt, gebruik muziek en ga naar buiten. Een heidag is geen marathon, maar een high intensity interval-training. Heb je er wel eens aan gedacht om buiten te vergaderen? Een van de krachtigste manieren om energie en focus te behouden tijdens een heidag is door buiten te vergaderen. Probeer het maar eens!

Voordelen van buiten vergaderen tijdens een heidag

Vergaderen in de buitenlucht geeft je heidag direct een frisse boost. De natuurlijke omgeving helpt om los te komen van de dagelijkse routine en helpt bij je creativiteit en focus. Bovendien werkt het ontspannend en maakt het gesprekken vaak effectiever. Waarom zou je naar buiten gaan?

• Meer energie: Frisse lucht en beweging houden iedereen scherp en gefocust.
• Creatieve ideeën: Een andere omgeving helpt om op nieuwe manieren te denken.
• Betere gesprekken: Buiten voelt informeler, wat openheid en verbinding vergroot.
• Minder stress: Natuur en beweging verlagen stress en geven een positieve mindset.
• Productievere sessies: Wandelend overleggen kan nét dat extra inzicht geven.

Kortom: even naar buiten is een simpele, maar krachtige manier om meer uit je heidag te halen!

Stap 6: Het vervolg

Na afloop van de heisessie begint het eigenlijk pas echt. Het verwerken van de opbrengst, en deze te gebruiken voor het vervolg vraagt tijd en inzet. Het is enorm helpend om een jaar vooruit te kijken en te plannen. Bepaal hoe jullie na de heidag verder gaan en wanneer jullie reflectiemomenten inplannen. Op die manier wordt de heidag onderdeel van een groter geheel: bijvoorbeeld een messcherpe, inspirerende strategie voor de organisatie waar iedereen zich mee kan verbinden en die voor resultaat zorgt.

Waarom een heidag laten begeleiden?

Je kunt ervoor kiezen om met bovenstaande tips de dag zelf te organiseren en te begeleiden. Een andere optie is om dit uit handen te laten nemen.  Het grootste voordeel van een externe begeleider is dat jij als manager of teamleider zelf volledig kunt meedoen. In plaats van bezig te zijn met de planning, techniek of gespreksleiding, kun je je richten op de inhoud en de interactie met je team.

Een externe brengt daarnaast ook nog eens frisse inzichten en bewaakt de structuur van de dag. Zo blijft de heidag doelgericht en voorkom je dat het blijft hangen in losse gesprekken zonder concreet resultaat. Ook zorgt een ervaren facilitator ervoor dat alle stemmen worden gehoord, dat lastige onderwerpen op tafel komen en dat er écht stappen worden gezet.

Wil je een heidag die niet alleen inspirerend is, maar ook impact maakt? Dan is het laten organiseren van de dag een slimme keuze. Zo kun jij je volledig focussen op het grotere plaatje en het teamproces, terwijl alles tot in de puntjes geregeld is.

Graag help ik je vooruit en bespreek de mogelijkheden met je in een gratis strategiegesprek.